Correspondencia Oficial

Redacción Oficial 

 El Oficio:

 Es la comunicación mas importante, tanto por su gran utilización como por las materias que trata. Su objetivo es impartir normas o dar información de relevancia. sirve para establecer relaciones entre jefes de servicio, sección, departamento, etc.
 El oficio es una de las comunicaciones mas utilizadas en la administración publica 
 Existen 3 tipos de oficio: 

• Ordinario 
• Reservado
• Secreto

Estructura del Oficio:

• membrete
• clasificación y numero de orden 
• antecedentes 
• materia 
• lugar y fecha de emisión
• preposición '' DE'' 
• preposición ''A'' 
• contenido 
• frase de saludo o despedida  
• inclusos o adjuntos 
• pie de firma
• iniciales de responsabilidad 
• distribución .

 

La Circular:

 Es un documento oficial de uso frecuente en la administracion publica. su redaccion es similar al oficio por cuanto es dirigido a varios destinatarios.
 Se redacta en párrafos cortos, claros y precisos.
     
Estructura Circular:

• Membrete. 
• Titulo y numero de orden.  
• Lugar y fecha de emisión.
• Rubro alusivo a la materia. 
• Texto, se escribe en párrafos numerados. 
• Frase de saludo. 
• Nombre, cargo y firma de la autoridad emisora. 
• Iniciales de responsabilidad. 
• Destinatarios. 

Memorándum

Es una comunicación de uso frecuente. Tiene una circulación interna. Lo emite un jefe de sección o departamento. Se utiliza para pedir o enviar documentos, solicitar o entregar información.

La redacción debe ser clara, breve y precisa, eliminando todo lo que sea innecesario.

Actualmente, se utilizan impresos con espacios en blanco para colocar los datos necesarios. En todo caso, se escribe en papel medio oficio o más pequeño.

Estructura 

• Membrete: indica el nombre de la institución.

• Palabra MEMORÁNDUM y N° de orden.

•  Fecha sólo con números.

• Preposición "DE": señala el cargo del remitente.

• Preposición "A": señala el cargo del destinatario.

• Texto: debe ser breve, claro y preciso.

• Comúnmente: media firma.

• Iniciales de responsabilidad.

Documentos Oficiales 


Certificado 

Documento que sirve como prueba de hechos o actividades que le consta a un funcionario publico respecto a un subordinario o particular. Por lo cual tiene importancia desde el punto de vista legal. 
 Lo debe emitir una autoridad para que tenga validez. 

Estructura:

• Membrete.
• Iniciales de responsabilidad.
• Palabra certificado y N°.
• texto ( autoridad que suscribe, nombre de peticionario, hecho que se atestigua y destinación del documento ).
• Lugar y fecha de emisión. 
• Nombre, firma, cargo y timbre de la autoridad.

Resolución 

Es el documento que la autoridad competente utiliza para dictar o disponer en forma imperativa toda clase de asuntos administrativos.

Estructura:

• Membrete.
• Lugar y fecha.
• Cita de las disposiciones pertinentes.
• Título "RESOLUCIÓN"
• Puntos numerados que considera la resolución.
• Anotación común de: Anótese y comuníquese.
• Cita de la cantidad de copias de los destinatarios.

Decreto

Se comprende como decreto a la resolución, decisión, determinación, orden o mandato que por escrito extienden las mas altas autoridades del que hacer nacional, regional, provincial o comunal.

Quienes están investidos de la potestad suficiente para dictar decretos son:

• El Presidente de la República.
• Los Ministros de Estado.
• Los Directores Generales de los diversos Servicios de la Administración Pública.
• Los Magistrados.
• Los Gobernadores.
• Los Intendentes.
• Los Alcaldes.

Estructura:

• Ministerio que da origen al decreto.
• Exposición resumida de la materia.
• Lugar y fecha.
• Título (Decreto con fuerza de ley)
• Materia, distribuida en considerados numerados.
• Final: "TÓMESE RAZÓN..." etc. y la firma de la autoridad pertinente.

Documentos Notariales 


Declaración Jurada

Debe efectuarse en una notaria pública: la mayoría de dichas entidades dispone de un formato pre-diseñado.
Para poder ingresar a trabajar a la Administración Pública, por ejemplo, el interesado debe declarar, especialmente bajo juramento, no encontrarse inhabilitado para el ejercicio de funciones o cargos públicos y no hallarse procesado, ni haber sido condenado por crimen o simple delito.Asimismo, deberá dejar expresa constancia que no se encuentra afecto a algunas de las incompatibilidades, en razón de parentescos a vínculos a que se refieren los artículos 260 y 469 inciso 2° del Código Orgánico a Tribunales.

Estructura:

• Membrete de la notaria.
• Título del documento en mayúsculas: DECLARACIÓN JURADA.
• Identificación del declarante.
• Nombre completo, domicilio, RUT, estado civil.
• Frase "Declara bajo juramento".
• Situación declarado.
• Fecha.
• Firma del declarante.
• Nombre. firma y timbre de la notaria.

Poder

Es un documento legal que autoriza representación. Por medio de él una persona autoriza a otro para que la represente y reemplace en diversas gestiones.
El poder puede ser:

Simple: Es una carta-poder privada que se firma ante un notario público. Se requiere solo cédula de identidad.

Especial: Es un poder en forma de escritura pública, firmada también ante un notario público.

Acta

Documento escrito en el que hace constar la relación  de lo acontecido durante la celebración de una asamblea, congreso, sesión.
Documento escrito donde costa oficialmente un suceso, tratado o acuerdo en junta o reunión.

Estructura:

• Membrete.
• Título "Acta" y N° de orden.
• Lugar y fecha de emisión.
• Lectura del acta anterior.
• Tabla: temas que se tratarán.
• Acuerdos.
• Cierre.
• Firma del presidente y del secretaria.